Quando si organizza un evento multilingue, scegliere un interprete simultaneo qualificato è essenziale per garantire comunicazione fluida e professionale. Tuttavia, molti Errori e costi nei servizi di interpretazione rimandano alla fase di pianificazione, incidendo negativamente sul budget, sulla tua immagine e della tua azienda e sulla qualità che credevi inizialmente.
In questo articolo analizziamo gli sbagli più frequenti e come evitarli per ottenere un ottimo servizio senza problemi né costi maggiorati.
Richiedere la presenza di un interprete all’ultimo minuto
Uno degli errori più comuni è contattare un interprete professionale con pochissimo preavviso. Gli interpreti migliori hanno calendari molto pieni. Potrebbero non avere disponibilità per il tuo evento.
Perché fa lievitare i costi?
In primo luogo, c’è la maggiorazioni per urgenza: ci prepariamo per ogni incarico per giorni o settimane. Dedicare ore extra a un incarico dell’ultimo minuto ha un costo.
Gli eventi si tengono in tutto il mondo e comportano trasferte e spese di viaggio che, se lasciate per l’ultimo minuto, hanno un costo maggiore.
Come evitarlo?
Contatta l’interprete appena la data dell’evento è confermata. Se non hai mai organizzato uno, fatti orientare e consigliare dal professionista.
Non fornire materiali e contesto per la preparazione
Un interprete simultaneo o un interprete consecutivo deve prepararsi con documenti, glossari, presentazioni e materiali affini a quelli dell’evento per tuffarsi nell’argomento. Quando questi mancano o arrivano troppo tardi, i professionisti devono investire più tempo per conoscere bene la terminologia e il contesto.
Perché fa aumentare la spesa?
Le ore aggiuntive di preparazione hanno un costo.
Come evitarlo?
Prepara tutto il materiale tecnico con anticipo per condividerlo con l’interprete. Se ci sono documenti sensibili, puoi chiedere un accordo di riservatezza in qualsiasi momento.
Tentare di risparmiare chiedendo un solo interprete in situazioni che ne prevedono due
Nell’interpretazione di simultanea, ma anche nell’interpretazione consecutiva, lavorare in coppia è uno standard imprescindibile per garantire la qualità. Chiedere un solo interprete è poco professionale e più costoso in termini di immagini e risultati.
Perché aumenta il prezzo?
C’è il compenso più alto per prestazioni straordinarie che possono anche radoppiare il preventivo iniziale. E, soprattutto, c’è il rischio di dover aggiungere un secondo interprete nell’ultimo minuto perché gestire un servizio di interpretazione di forma autonoma rappresenta un grande sforzo cognitivo. Non vale la pena rischiare il buon risultato dell’evento.
Come evitarlo?
Prevedendo sempre due interpreti per la simultanea.
Ignorare i costi delle attrezzature tecniche
L’interpretazione simultanea richiede cabine, ricevitori, console tecniche e supporto audio professionale. Organizzare tutto all’ultimo minuto può diventare molto costoso e, per la natura di questa attrezzatura, potrebbero non esserci fornitori disponibili in zona, aumentando ulteriormente il costo se devono spostarsi da lontano.
Perché salgono i costi?
Il noleggio urgente ha dei costi organizzativi aggiuntivi e i tempi ristretti per il montaggio e le prove possono trasformarsi in ore straordinarie di lavoro che hanno un costo.
Come evitarlo?
Pianifica questi dettagli insieme a un fornitore specializzato per definire i tempi. Non ne conosci nessuno? Sicuramente gli interpreti ti possiamo aiutare a trovarlo. Basta chiedere!
Comunicare una durata non realistica dell’evento
Che si tratti di un servizio di interpretazione consecutiva o simultanea, l’orario effettivo dell’evento è fondamentale per definire il costo finale. Spesso si sottostima la durata, generando ore e costi straordinari non previsti.
Perché fa lievitare i costi?
Nei preventivi e nei contratti si indicano le ore contrattate e le eventuali penali. Se non sai quanto durerà l’evento, puoi contrattare un maggior numero di ore per non incorrere in costi aumentati, come quelli delle penali.
Come evitarlo?
Prepara un programma realistico, includendo pause, prove tecniche e possibili ritardi.
Scegliere interpreti solo in base al prezzo
Scegliere un interprete economico può sembrare allettante, ma rischia di generare problemi tecnici, offrire un servizio linguisticamente impreciso o dannoso per l’immagine dell’evento o, addirittura, fare un no show (non presentarsi all’evento).
Perché alla fine costa di più?
Potresti dover sostituire l’interprete all’ultimo minuto (costi maggiori per l’urgenza, stress per l’eventuale mancata disponibilità di professionisti, costi elevati per le trasferte last minute, evento zoppo per la mancata comprensione dello stesso a una parte dei partecipanti).
La scarsa qualità del servizio può ledere la tua immagine e quella della tua azienda o organizzazione.
Come evitarlo?
Valuta l’esperienza, le specializzazioni, le referenze e le certificazioni.
Cambiare informazioni all’ultimo momento
Modificare lingue, formato dell’evento, tipologia di servizio o location comporta costi extra e una complessità logistica superiore.
Esempi di aumenti imprevisti:
- Aggiunta di un interprete all’ultimo minuto o di un interprete in una nuova combinazione linguistica all’ultimo minuto.
- Il noleggio o integrazione di attrezzatura.
Come evitarlo?
Comunica ogni variazione non appena viene confermata per organizzarla con tempo.
Conclusione
Evitare gli errori più comuni nella gestione dell’interpretazione simultanea o dell’interpretariato consecutivo permette di mantenere il budget sotto controllo e garantire un servizio professionale. Dalla scelta degli interpreti alla pianificazione tecnica, ogni dettaglio conta.
Che tu abbia bisogno di un interprete simultaneo, un interprete in consecutiva, o uno specialista come un interprete spagnolo o un interprete italiano spagnolo, una buona preparazione è la chiave per evitare costi e problemi imprevisti e assicurare il successo del tuo evento.
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