Ho sentito tante volte nella vita quanto sia importante la prima impressione che è diventata parte di me.
Quanto è importante da 1 a 10? Direi 100! Soprattutto quando si tratta di lavoro, servizi e professionalità. Perché oltre a traduttori e interpreti, siamo anche clienti di altri professionisti. Cosa vorrei trovarmi davanti, dividendo il tutto in tre grandi blocchi?
Prima dell’incontro.
Preparazione. Ricerca di informazioni sulle persone e aziende che incontrerai, senza diventare uno stalker, per fare delle domande pertinenti e imparare i nomi.
L’arrivo.
Puntualità, perché è mostra di rispetto e affidabilità. Se ci sarà qualche piccolo imprevisto, cerca di avvisare il prima possibile. Ma ricorda che se a te non piace aspettare, perché dovresti farlo ad altri?
Cura del proprio aspetto. Ok, non ci dobbiamo vestire per andare a trovare qualche monarca ogni volta che dobbiamo incontrare qualcuno. Ma tutti abbiamo 2 minuti e sappiamo che l’eleganza e l’adeguatezza alla situazione non nuociono.
E attenzione all’eccesso di prodotti come i profumi; possono anche dare un po’ fastidio…
Atteggiamento positivo, magari un sorriso per creare un’atmosfera cordiale.
I saluti. Qua bisogna fare una particolare attenzione alle differenze culturali. In Spagna ci salutiamo per lo più con due baci quando almeno una delle persone è una donna, soprattutto in ambienti informali.
L’incontro.
Contatto visivo. Ovviamente, non devi fissare il tuo interlocutore continuamente negli occhi, ma la dismostrazione dell’interesse passa anche per guardare le persone con chi parliamo in faccia.
Ascolto attivo, e questo non vale soltanto per gli incontri professionali, è una questione di educazione e basta. A nessuno piace essere interrotto continuamente, né parlato sopra, e tanto meno dover ripetere le stesse cose più volte semplicemente perché non è ascoltato.
Linguaggio corporale, magari con una posizione rilassata e aperta al dialogo. Incrociare le braccia indica proprio l’opposto, qualcosa come “Non avvicinarmi”.
Tono di voce. Non c’è bisogno di gridare per dare il proprio punto di vista. Anzi, tendo a “staccare la spina” appena iniziano le grida. Le capisco come una mancanza di rispetto e un tentativo esagerato per chiamare l’attenzione.
Il tono deve anche essere coinvolgente per non annoiare.
Linguaggio chiaro, perché le tue idee devono essere espresse in modo conciso, adattandole alla persona con chi stai parlando e senza usare termini troppo complessi né spiegazioni non richieste. Se così non fosse, lascia spazio all’ascolto attivo e alle domande perché le spiegazioni siano capite.
Educazione. Questo elemento non passerà mai di moda. Un tocco che ammiro è quello di dire “Grazie” o “Per favore” guardando le persone negli occhi, magari con un sorriso.
Empatia. Dare delle risposte alle richieste dell’interlocutore è, sicuramente, lo scopo dell’incontro. L’empatia è frutto della comprensione e dell’interesse.
Rispetto, lascia lo spazio e tempi necessari per le domande e le opinioni dell’altro.
Autenticità. Essere autentici e sinceri ci distingue dal resto. Le piccole o grandi caratteristiche che ci rendono unici sono apprezzate.
Positività. La gente non cerca lamenti né spiegazioni troppo critiche che possono trasformarsi nella porta d’ingresso a opinioni personali non condivise né gradite.
Dopo l’incontro.
Educazione. L’ho già indicato, ma ringraziare per il tempo che ci è stato dedicato non è una formula di rito. Qualsiasi sia l’esito dell’incontro, il tempo c’è stato.
Follow-up. Ricorda di raggiungere le persone che hai incontrato dopo qualche giorno, magari scrivendo una breve mail, sempre e se l’indirizzo è di quella persona.
Aspetta la risposta prima di indicare eventuali passi successivi.